Uredna radna površina bez distrakcija je jedan od najvažnijih uvjeta za povećanu produktivnost.
U neredu se teško koncentrirati na posao i razne sitnice stalno odvlače pažnju. Blog Productivity 501 preporučuje niz savjeta o organizaciji radnog stola iz vlastitog iskustva. Većina savjeta primjenjiva je u većini poslovnih okruženja. Evo kako to izgleda kod blogera Marka Sheada.
Riješite se olovaka koje ne koristite – Imam jednu vrstu olovke koju volim koristiti, ali svakih mjesec dana, otprilike, moja čaša za olovke napuni se raznim slučajno prikupljenim “alatima za pisanje”. Ako ih nećete koristiti, nemojte se plašiti baciti ih. To je samo nepotreban nered. Što manje nereda, to ste bliže organiziranom radnom stolu.
Odredite mjesto za stvari iz džepova – Vaši ključevi, mobitel, slušalice i ostalo trebaju imati svoje mjesto. Idealno bi bilo da ih držite ih u ladici kroz koju su već provučene kablovi za punjenje strujom, a pri tome izvan vidnog polja.
Ono što često koristite, napravite pristupačnim – To je ključni tip organizacije. Ono što koristite svaki dan trebalo bi držati na dostupnijem mjestu od onoga što ne koristite tako često. Tako nalaže zdrav razum, ali lako je popustiti i urediti stol prema estetici, a ne prema praktičnosti.
Sklonite elektroniku od pogleda – Vaš modem kablovskog operatera, router, UPS zaštita i/ili drugi slični uređaji ne smiju biti na stolu. Čak i ako imate dovoljno prostora, podstiču vizualni utisak nereda. Redukcija viška stvari na stolu olakšava put od neurednog stola do organiziranog. Kad imate organiziran radni stol mnogo ćete lakše raditi.
Brz pristup dokumentima – Trebali biste moći bez ustajanja uzeti novu fasciklu, označiti je i spremiti u vašu dokumentaciju. Pristup dokumentaciji je jedan od najvažnijih savjeta za organizaciju.
Skeniranje dokumenata – Važne dokumente je poželjno skenirati i držati u računaru kao PDF fajlove. Koristiti OCR, da su dokumenti “pretraživi”. To je posebno korisno ako puno putujete. Problem je utvrditi, što sve skenirati, a šta samo odložiti. U svakom slučaju, na organiziranom stolu nema papira.
Sredstva za čišćenje – Čist radni stol olakšava organizaciju. Praktično je nabaviti vlažne maramice s kojima ćete stol prebrisati u desetak sekundi.
Organizirajte kablove – Kablovi električnih uređaja u trenutku vam prekriju stol. Maknite sa stola sve uređaje koji na njemu ne moraju biti. Kablove možete urediti pomoću “velcro” trake. Ako možete, koristite bežičnu opciju. Teško je držati radni stol urednim, postoje i radni stolovi s kanalicama za kablove, pa razmislite o nabavci takvog stola.
Svijetlo za radni stol – Pobrinite se da je vaš radni stol dovoljno osvijetljen.